KPI MENJAMIN PERKHIDMATAN KERAJAAN YANG MEMUASKAN RAKYAT

Istilah Key Performance Indicators ( KPI) kini menjadi bahan perbualan dan perbincangan di kalangan rakyat Malaysia, malah menjadi bahan debat di Parlimen sejak Dato’ Seri Mohd.Najib Tun Razak mengumumkan bahawa KPI akan diperkenalkan dalam pentadbiran kerajaan.

KPI akan meliputi semua perkara yang berkaitan dengan jentera perkhidmatan kerajaan. Agensi-agensi kerajaan perlu mengamalkan pendekatan people-friendly atau mesra rakyat dalam menyampaikan perkhidmatan kerajaan .
Kerajaan kepimpinan Najib amat menyedari bahawa kecekapan dan kualiti penyampaian perkhidmatan kerajaan adalah penting dalam melahirkan sebuah masyarakat yang berkualiti sekaligus menjamin kepuasan rakyat terhadap kerajaan.

Kerajaan kepimpinan Najib mementingkan pelaksanaan dan prodaktiviti golongan penjawat awam yang berkhidmat dalam pelbagai jabatan dan agensi kerajaan termasuk ahli-ahli kabinet atau menteri dan timbalan-timbalan menteri.

Sehubungan ini, kerajaan pimpinan Najib Tun Razak memperkenalkan KPI dan KRI bagi menilai keberkesanan jentera kerajaan.

KPI dan KRI juga dijangka akan membantu menjayakan konsep 1 Malaysia yang berteraskan pada tema Rakyat Didahulukan dan Perkhidmatan Di Utamakan. Pembaharuan pendekatan bagi mengurus pentadbiran kerajaan yang diperkenalkan oleh Najib dijangka akan meningkatkan prestasi serta kualiti perkhidmatan kerajaan, malah kualiti hidup rakyat Malaysia.

Penerimaan dan pengamalan pembaharuan tersebut dikalangan penjawat awam dijangka akan menjana sebuah negara dan rakyat Malaysia yang berjaya dan maju dalam abad 21.

Sehubungan dengan usaha menjana Malaysia sebagai sebuah negara yang maju dan membangun, Najib menengahkan beberapa elemen yang umumnya terkandung dalam masyarakat yang bersifat competitive dan berjaya. Antara nilai-nilai yang di utarakan oleh Najib sebagai budaya yang harus diterapkan di kalangan rakyat Malaysia (Aspirational values) bagi menjamin kejayaan dalam abad 21 atau adalah :

· Budaya kecemerlangan dalam menjalankan tugas dan tanggungjawab (Culture of excellence)
· Budaya mementingkan dan menguruskan masa dan meningkatkan kecekapan (Culture
of Precision)
· Memberanikan untuk menerap perubahan dan menjejah menemui peluang-peluang baru
(Courage to innovate & explore)
· Mementingkan elemen meritokrasi dalam melantik dan menempatkan pejawat awam
berdasarkan Perlembagaan Persekutuan dan Dasar-dasar kerajaan (Meritocracy in
assigning task)
· Menerapkan budaya kesetiaan kepada negara yang tidak berbelah bahagi (Unwavering
royalty)
· Ketabahan dalam menghadapi suasana persekitan yang kurang baik atau bencana
(Preserverance in the face of adversity)
· Mementingkan intergriti dalam semua hal-hal pengurusan dan transaksi (Intergrity in all
matters)

Apakah yang dimaksudkan dengan KPI ? KPI adalah di rujuk kepada penunjuk-penunjuk utama yang digunakan sebagai kayu ukur untuk mengukur pencapaian sesebuah organisasai bersandarkan matlamat organisasi masing-masing. Ini bermakna, KPI adalah berkaitan dengan pelaksanaan atau performance sesebuah organisasai,malah menjadi penunjuk pencapaian pelaksanaan organisasai masing-masing dalam satu jangka waktu yang tertentu. Ini bermakna, KPI adalah alat pengurusan yang biasanya digunakan untuk mengurus performance.

Sesungguhnya, pelaksanaan atau Performance yang umumnya dikenali sebagai prodaktiviti sesebuah organisasai boleh dicapai melalui pengurusan yang cekap dan sempurna. Manakala, pengurusan prodaktiviti pula memerlukan satu pendekatan yang sistematik. Dalam hal mengukur pencapaian atau prodaktiviti dengan sistematik, para pakar pengurusan menggunapakai KPI sebagai kayu ukur utama bagi mengukur pelaksanaan atau prodaktiviti serta keberkesanan sesebuah organisasi dan anggotanya.
Dengan lain perkataan, KPI boleh ditafsirkan sebagai penunjuk pencapaian sesebuah organisasai dan anggotanya dalam satu jangka masa yang tertentu berlandaskan matlamat organisasinya.

Manakala, Key Result Indicators (KRI) pula adalahlah dirujuk kepada penunjuk-penunjuk utama yang menunjukkan hasil pelaksanaan sesebuah organisasi dan anggotanya. KRI adalah berkaitan secara langsung dengan KPI dalam konteks pengurusan pelaksanaan atau prodaktiviti sesebuah organisasi dan anggotanya.

Najib Tun Razak mengumumkan bahawa kerajaan akan memperkenalkan KPI dan KRI sebagai alat utama dalam mengukur keberkesanan kerja atau prodaktiviti sesebuah Kementerian, Jabatan , agensi kerajaan malah menteri-menteri kabinet beliau.

Umumnya, sebelum KPI ditentukan bagi mengukur pencapaian atau prodaktiviti sesebuah organisasai, perlulah organisasai itu terlebih dahulu menganalisis visi, misi dan matlamat serta mengenal pasti stake holders organisasinya.Penganalisis matlamat (goal) organisasi dengan teliti akan membantu organisasi masing-masing dalam menentukan penunjuk-penunjuk pencapaiannya. Dengan ini jelas bahawa KPI adalah merupakan satu penunjuk utama pencapaian matlamat organisasinya.

Sehubungan ini, setiap organisasi hendaklah membentuk dan menentukan KPI masing-masing dalam usaha mengukur pelaksanaan organisasi masing-masing. KPI yang terbaik adalah KPI yang berlandaskan malah mengambarkan matlamat organisasi dan boleh di ukur. KPI yang telah ditentukan oleh pengurusan dalam sesebuah organisasi hendaklah disebar luas kepada semua lapisan dan kategori anggota organisasi masing-masing melalui pelbagai saluran dan kaedah malah hendaklah difahami dan hayati oleh setiap anggota dalam organisasi.

KPI yang baik harus mempunyai ciri-ciri berikut:

· Pencapaian yang boleh di ukur,
· Matlamat yang dipersetujui lebih awal
· Membayangkan faktor-faktor kejayaan dalam organisasi

Umumnya , KPI yang dianggap terbaik mengandungi ciri-ciri S.M.A.R.T. saperti berikut:

S- Specific (Khusus)
M- Measuarable (Boleh diukur)
A- Achievable ( Boleh dicapai)
R- Relevant ( Bersesuaian)
T- Time based goals ( Jangka masa yang tertentu)

Kesimpulannya, setiap fungsi dan program yang dilaksanakan oleh sesebuah organisasi hendaklah ditumpukan bagi mencapai KPI organisasi masing-masing. KPI sesebuah organisasai akan menunjukkan apakah faktor kritikal dan penting dalam organisasasi, malah akan menunjukkan apakah usaha-usaha yang perlu dilakukan dalam organisasi dalam satu jangka masa yang tertentu untuk mencapai matlamat yang telah ditentukan lebih awal bagi memuaskan pelangannya.

Dalam konteks KPI kerajaan, Najib Tun Razak telah menggariskan malah menetapkan kepuasan rakyat terhadap perkhidmatan kerajaan sebagai KPI bagi kerajaan kepimpinan beliau.

Dalam konteks ini, menteri dan agensi-agensi kerajaan dibawahnya hendaklah menentukan KPI masing-masing bagi mengukur pelaksanaan dan penyampaian perkhidmatan agensi masing-masing kepada rakyat .

Aras Kepuasan rakyat terhadap perkhidmatan yang disajikan oleh agensi-agensi kerajaan akan menunjukkan tahap pencapaian KPI agensi-agensi masing-masing, sekaligus penyempurnaan pelaksanaan perkhidmatan kerajaan yang memuaskan. Kepuasan rakyat yang tinggi terhadap perkhidmatan kerajaan dikalangan rakyat akan membantu meningkatkan sokongan rakyat kepada kerajaan sekaligus kepimpinan YAB Dato’ Seri Mohd.Najib Tun Razak.